Tìm hiểu outsource là gì, ưu nhược điểm của việc thuê outsource và những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp tối ưu hiệu quả khi sử dụng dịch vụ outsource. Xem ngay!

1. Outsource là gì?

Outsource (hay outsourcing) là thuật ngữ chỉ việc thuê ngoài các dịch vụ hoặc nguồn lực từ bên thứ ba để thực hiện một số công việc, dự án hoặc chức năng nhất định thay vì tự thực hiện trong nội bộ công ty.

Ví dụ phổ biến về outsource:

• Thuê công ty phần mềm lập trình website.
• Thuê freelancer thiết kế logo, làm nội dung.
• Thuê đội ngũ chăm sóc khách hàng từ bên ngoài.

ĐĂNG KÝ KÊNH YOUTUBE ĐỂ CẬP NHẬT NỘI DUNG MỚI:

Mục tiêu chính của outsource là:

• Tiết kiệm chi phí.
• Tận dụng chuyên môn cao.
• Tăng tốc độ hoàn thành dự án.
• Tập trung vào năng lực cốt lõi.

2. Các loại hình outsource phổ biến hiện nay

2.1 Outsource IT (công nghệ thông tin)

• Phát triển phần mềm.
• Bảo trì hệ thống.
• Quản trị mạng.

2.2 Outsource marketing

• Quản lý mạng xã hội.
• Chạy quảng cáo Facebook, Google.
• SEO website.

2.3 Outsource kế toán, tài chính

• Dịch vụ kế toán thuế.
• Tư vấn tài chính doanh nghiệp.

2.4 Outsource nhân sự

• Tuyển dụng nhân sự.
• Quản lý tiền lương, phúc lợi.

2.5 Các lĩnh vực khác

• Thiết kế đồ họa, sáng tạo nội dung.
• Dịch thuật, phiên dịch.
• Chăm sóc khách hàng.

3. Ưu điểm của việc thuê outsource

3.1 Tiết kiệm chi phí

• Không cần trả lương cố định, phúc lợi dài hạn.
• Giảm chi phí vận hành (văn phòng, trang thiết bị).

3.2 Truy cập nguồn nhân lực chuyên môn cao

• Các đơn vị outsource thường có chuyên gia trong lĩnh vực họ cung cấp.

3.3 Linh hoạt và nhanh chóng

• Thuê theo từng dự án hoặc thời điểm cần thiết.
• Thay đổi, điều chỉnh nhân sự dễ dàng.

3.4 Tập trung vào hoạt động cốt lõi

• Giúp doanh nghiệp dồn nguồn lực vào lĩnh vực mang lại giá trị lớn nhất.

3.5 Tăng khả năng mở rộng quy mô

• Dễ dàng tăng giảm nguồn lực tùy vào nhu cầu dự án.

4. Nhược điểm khi thuê outsource

4.1 Rủi ro về chất lượng

• Khó kiểm soát chặt chẽ tiến độ, chất lượng công việc.

4.2 Rủi ro bảo mật thông tin

• Chia sẻ dữ liệu nội bộ cho bên thứ ba có thể gây mất an toàn thông tin.

4.3 Khả năng tương tác, phối hợp kém

• Đội outsource có thể không nắm rõ quy trình nội bộ, văn hóa doanh nghiệp.

4.4 Chi phí phát sinh

• Nếu không kiểm soát chặt chẽ, chi phí bổ sung ngoài hợp đồng ban đầu có thể rất cao.

5. Lưu ý khi thuê outsource

5.1 Xác định rõ nhu cầu và mục tiêu

• Cần biết mình muốn gì: thuê toàn bộ dự án hay chỉ một phần?
• Đặt mục tiêu rõ ràng về chất lượng, deadline, chi phí.

5.2 Chọn đối tác uy tín

• Xem xét kinh nghiệm, danh tiếng, phản hồi khách hàng cũ.
• Kiểm tra năng lực thực tế qua các dự án đã thực hiện.

5.3 Ký hợp đồng chi tiết

• Phải có hợp đồng pháp lý rõ ràng: mô tả công việc, chi phí, deadline, chế tài vi phạm.

5.4 Bảo mật thông tin

• Thỏa thuận bảo mật (NDA) là cực kỳ quan trọng.
• Giới hạn quyền truy cập dữ liệu nhạy cảm.

5.5 Giao tiếp và quản lý chặt chẽ

• Thiết lập lịch báo cáo tiến độ định kỳ.
• Sử dụng công cụ quản lý dự án như Trello, Asana, Slack để theo dõi công việc.

5.6 Dự trù chi phí phát sinh

• Luôn chuẩn bị ngân sách cho những rủi ro ngoài ý muốn.

5.7 Đánh giá, nghiệm thu kỹ lưỡng

• Kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi thanh toán hết hợp đồng.

6. Quy trình thuê outsource hiệu quả

• Lập danh sách nhu cầu công việc.
• Tìm kiếm, so sánh các đơn vị outsource.
• Đánh giá năng lực, phong cách làm việc.
• Thương thảo điều khoản hợp đồng.
• Theo dõi, giao tiếp xuyên suốt quá trình làm việc.
• Nghiệm thu kỹ lưỡng, thanh toán đúng cam kết.

7. Khi nào nên thuê outsource?

Bạn nên cân nhắc thuê outsource khi:

• Công việc ngoài chuyên môn chính của doanh nghiệp.
• Không đủ nguồn lực nội bộ để thực hiện.
• Cần sản phẩm/dịch vụ chất lượng cao, thời gian gấp rút.
• Muốn tiết kiệm chi phí vận hành dài hạn.

8. Những sai lầm thường gặp khi thuê outsource

• Chọn outsource chỉ vì giá rẻ: dễ gặp dịch vụ kém chất lượng.
• Giao việc mà không có kiểm soát: dẫn đến chậm tiến độ, chất lượng thấp.
• Thiếu thỏa thuận bảo mật: có nguy cơ mất dữ liệu quan trọng.
• Không giao tiếp thường xuyên: dẫn tới hiểu lầm, lệch yêu cầu.

9. Một số câu hỏi thường gặp về thuê outsource

9.1 Thuê outsource có bắt buộc ký hợp đồng không?

Có. Để bảo vệ quyền lợi hai bên, hợp đồng là cực kỳ cần thiết.

9.2 Thuê outsource theo dự án hay dài hạn tốt hơn?

Tùy nhu cầu. Nếu công việc mang tính chất ngắn hạn, nên thuê theo dự án. Công việc lặp đi lặp lại nên thuê dài hạn.

9.3 Làm sao kiểm soát chất lượng outsource?

• Theo dõi tiến độ qua từng giai đoạn.
• Kiểm tra sản phẩm mẫu thường xuyên.
• Thiết lập KPI, tiêu chí đánh giá rõ ràng.

Kết luận

Thuê outsource là một giải pháp thông minh giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, tận dụng chuyên môn bên ngoài và tăng tốc phát triển. Tuy nhiên, để thuê outsource hiệu quả, bạn cần lựa chọn đối tác uy tín, có quy trình làm việc rõ ràng và quản lý sát sao.

Việc hiểu rõ “Outsource là gì” và “Lưu ý khi thuê outsource” sẽ giúp bạn giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa lợi ích từ nguồn lực bên ngoài.

Nội dung outsource là gì được viết bởi Học viện MIB và Minh Đức Ads

Đừng chỉ nhìn vào giá — hãy nhìn vào giá trị mà dịch vụ outsource mang lại cho doanh nghiệp bạn!